Quais são os 6 passos para construir uma relação duradoura com os seus fornecedores?

Impulsionado pela transformação digital e pela ascensão da tecnologia, o departamento de compras tem sofrido um desenvolvimento notável nos últimos anos. As suas práticas têm sido aceleradas e tornaram-se mais fiáveis, e a sua inserção na estratégia da empresa melhorou fortemente. No entanto, os princípios básicos do processo de compras não se alteraram. A exigência de responder com o maior valor acrescentado possível a um pedido de compra (através de sourcing, depois referência ao fornecedor) continua a ser a prioridade para as equipas de aquisição. Embora o processo de compras se baseie agora mais em recursos e competências digitais, estas etapas continuam a ser essenciais

Processo de compra: as três fases-chaves do sourcing

O sourcing é a fase de abertura para identificar a resposta mais apropriada. Nesta primeira fase do processo de compras, o comprador segue três etapas principais.

Qualificar a necessidade do cliente interno

Para bens e serviços que ainda não foram listados, o primeiro passo no processo de compra é ajudar o cliente interno a especificar a sua necessidade. A qualidade da resposta fornecida pelo departamento de compras reside, antes de mais, em ter em conta todos os parâmetros de utilização do produto solicitado.

As especificações incluem, por exemplo:

• Identificação do produto (nome habitual, função, etc.);
• Quantificação da necessidade (volume, prazo, duração, localização do consumo, etc.);
• Os critérios de qualidade (posicionamento da gama, equivalente de referência, certificação, etc.);
• As condições de utilização (associação com outra oferta, contexto específico de utilização, restrições diretas ou indiretas, etc.);
• Os requisitos de serviço (embalagem, disponibilidade de emergência, etc.);

• Os serviços adicionais (instalação e montagem, devolução e reciclagem dos produtos em fim de vida, etc.).

A discussão com o cliente interno permite ao comprador qualificar com precisão as suas necessidades. Em certos casos, pode também resultar na definição de uma abordagem alternativa e mais inovadora em comparação com o pedido inicial. O know-how da equipa de compras ao ouvir o pedido e identificar os desafios como um todo é aqui essencial.

Identificar potenciais fornecedores

Com base nas especificações e de acordo com os dados disponíveis, a segunda etapa do processo de compra é a constituição de um painel de parceiros que farão parte da cadeia de suprimento. Este painel reúne as partes interessadas que deverão ser capazes de entregar o produto que cumpre as especificações.

Para cada um dos fornecedores incluídos no painel, o trabalho de qualificação é realizado de acordo com os critérios da política de aquisições da empresa:

• Observar as regras éticas e de RSE (Responsabilidade Social das Empresas);
• A longevidade económica;
• Capacidade logística e de fornecimento;
• Reputação, pontuação e acreditações;
• Compatibilidade com os processos de e-procurement digital da organização.Economic longevity;

O departamento de aprovisionamento recebe então um painel apertado de fornecedores que serve de base para a fase de consulta.

Lançamento da consulta, também referida como um concurso público

A equipa de compras convida cada um dos fornecedores selecionados no painel a participar na consulta através de um concurso público. As cláusulas desta terceira etapa do processo de concurso são especificadas numa série de documentos:

• Regras de consulta;
• Especificações;
• Condições contratuais.

Paralelamente ao lançamento da consulta, a equipa de compras elabora um gráfico de pontuação que reúne todos os critérios úteis para fazer uma distinção entre os concorrentes.

A consulta ocorre geralmente em duas fases:

• Um estudo das candidaturas recebidas no final do qual as candidaturas menos interessantes são eliminadas;
• Uma ou mais apresentações pelas empresas com as melhores candidaturas com perguntas e respostas e potencialmente uma demonstração.

Processo de compra: as três fases-chave da referenciação

A referência é uma fase conclusiva para situar a resposta numa perspetiva operacional sustentável. Esta segunda parte do processo de compra inclui também três fases.

Escolher o melhor fornecedor

Esta quarta etapa do processo de aquisição é baseada numa análise objetiva da proposta de valor de cada um dos finalistas. Nesta fase, não se trata tanto da capacidade técnica para responder ao pedido que é demonstrada na admissão ao painel, mas sim do bom funcionamento da parceria no seio das empresas. O preço, a qualidade e os prazos propostos são obviamente um fator significativo na decisão.

A intuição e o profissionalismo da equipa de compras desempenham um papel muito importante na análise de relações que podem durar vários anos. O processo de seleção resulta finalmente na escolha do fornecedor mais promissor para a empresa.

Negociar as condições mais vantajosas

O objetivo da quinta fase do processo de compra é converter as promessas em compromissos cujo cumprimento será medido ao longo do tempo. A ideia é encontrar um consenso vantajoso para todos com o futuro fornecedor parceiro que maximizará a satisfação da empresa sem afetar a capacidade do parceiro para cumprir as suas obrigações ao longo do tempo.

Esta é uma fase de negociação para a qual a equipa de compras deve preparar-se tanto quanto possível. O comprador deve antecipar os pontos estratégicos nos quais se deve concentrar e, claro, aperfeiçoar os seus argumentos. A presença ou ausência de um histórico (se o fornecedor que saiu em primeiro lugar na consulta já estiver listado ou não) é um ponto crucial neste processo de negociação.

Estabelecer as condições da parceria

A última fase do processo de compra é capital no sentido em que torna a colaboração entre o departamento de compras e o fornecedor vinculativa a longo prazo através de um contrato.

Este contrato deve abordar dois aspetos com a maior precisão possível:

• As condições para avaliar o desempenho dos compromissos em termos de qualidade, gestão logística, e prestação de serviços em geral;
• As condições para a rescisão do contrato, caso haja qualquer discrepância nos termos das promessas iniciais que bloqueiam a colaboração com a equipa de compras.

O papel do comprador mudou consideravelmente nas últimas décadas, de uma função administrativa centrada nos produtos para uma posição estratégica encarregada de otimizar os custos, criar valor, e gerir os riscos.

Hoje em dia, o processo de aquisição baseia-se em seis passos-chave que ajudam ao desenvolvimento de uma relação cliente-fornecedor mutuamente benéfica. Este trabalho lança as bases para uma relação de fornecedor sustentável, que deve então ser fomentada numa abordagem de melhoria contínua.

A função de aquisição enfrenta outro desafio: a gestão da relação com os fornecedores através da avaliação e gestão do desempenho dos seus parceiros. Abrem-se então novas oportunidades para otimizar a gestão destas aquisições: implementação de uma solução de digitalização de transações (centralização da pesquisa de produtos, encomenda, fatura, pagamento), implementação do acordo-quadro, racionalização da carteira de fornecedores, etc. Todos estes projetos de compras apoiam a competitividade das empresas.