Quais são os desafios dos “Standard Operating Procedures” (SOPs) na segurança da cadeia de abastecimento?

O princípio subjacente aos “Standard Operating Procedures” (SOP) é simples: fornecem uma descrição pormenorizada de um determinado procedimento. O engenheiro e autor Giles Johnston descreve mesmo os PON como “a melhor forma acordada de documentar a execução de uma tarefa”. Estas ferramentas operacionais são um tremendo motor de eficiência, segurança e qualidade para as empresas. É por isso que desempenham um papel fundamental na cadeia de abastecimento, especialmente no atual contexto de desafios.

Standard Operating Procedures (SOP): Significado

Os Standard Operating Procedure, também designados por Procedimentos Operacionais Normalizados, consistem na descrição de um procedimento ou processo de trabalho com o objetivo de melhorar a eficiência. Mais especificamente, assumem a forma de um conjunto de instruções escritas que explicam minuciosamente como um processo deve ser realizado.

Qualquer SOP eficaz apresenta os seguintes requisitos:

• O nome da empresa;
• Um título descritivo;
• Números de identificação (data, versão, etc.);
• Os objetivos;
• As responsabilidades de cada pessoa;
• Instruções claras e passo a passo.

Estas ferramentas são geralmente utilizadas para tarefas estratégicas e recorrentes para simplificar a comunicação, evitar erros e garantir um certo grau de consistência. É uma excelente forma de garantir que cada membro da equipa aplica os mesmos processos para concluir uma tarefa. Permitem também determinar as funções e responsabilidades de cada um, bem como os tempos de execução.

Em última análise, estas orientações têm múltiplas funções e são utilizadas para:

• Integração de funcionários
• Formação da equipa;
• Promoção da polivalência;
• Garantir a transferência de competências;
• Garantir a conformidade;
• Redução de riscos;
• Normalização da resolução de problemas…

Estas técnicas podem ser aplicadas num grande número de domínios. No entanto, são um aspeto essencial de qualquer cadeia de abastecimento, especialmente em sectores sensíveis (farmacêutico, alimentar, etc.). Asseguram o bom funcionamento e a segurança das operações da cadeia de abastecimento. Com a fiabilidade e a fluidez da cadeia de abastecimento sob pressão, isto oferece vantagens inegáveis aos decisores que procuram otimizar as suas operações e processos internos.

Existem tantos tipos de SOP’s como formas de fazer as coisas numa empresa. Os departamentos de procurement podem implementar procedimentos para gerir os concursos, a seleção de fornecedores, a gestão dos contratos, a (re)negociação das condições com os fornecedores, a eliminação das despesas irregulares, a gestão da qualidade, etc.

Quais são os benefícios dos SOPs?

Graças aos SOPs, as empresas podem otimizar e controlar melhor toda a sua cadeia de abastecimento para uma maior eficiência a longo prazo.

Melhorar o desempenho

Ao encorajar a utilização otimizada de recursos e ao eliminar ineficiências, os SOPs contribuem para um melhor desempenho. Com processos e documentação bem definidos e normalizados, é mais fácil identificar os estrangulamentos, reduzir os prazos de entrega e melhorar a produtividade global da cadeia de abastecimento.

Redução de custos

Permitem reduzir os custos operacionais. Ao otimizar os processos de negócio, as empresas podem eliminar todos os desperdícios. Na terminologia Lean, trata-se de todas as atividades que consomem recursos, mas que não trazem valor para os clientes. Esta eficiência operacional traduz-se diretamente numa maior rentabilidade.

Gerir os riscos

Desempenham um papel crucial na gestão do risco e na conformidade com os regulamentos do sector. Ao estabelecer protocolos claros e garantir um controlo rigoroso, as empresas podem antecipar melhor os riscos potenciais, responder adequadamente em caso de incidentes e garantir a conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis.

Melhorar a comunicação

Estabelecem uma linguagem comum dentro da organização. Facilitam o intercâmbio entre as várias partes interessadas da cadeia de abastecimento, promovendo assim a colaboração e a coordenação entre departamentos, fornecedores e parceiros externos. Esta comunicação melhorada ajuda a reduzir os mal-entendidos e os conflitos, reforçando assim as relações comerciais.

Implementação de SOPs: 5 passos a seguir

A implementação de “Standard Operating Procedures” requer uma abordagem estruturada e o envolvimento de todas as partes interessadas. Esta abordagem pode ser dividida em cinco etapas necessárias.

1. Avaliar necessidades

É essencial compreender as necessidades específicas da sua empresa para conceber e redigir um SOP adequado. Para tal, deve discutir o assunto com a equipa que irá realizar as tarefas relevantes.

2. Conceber procedimentos

O SOP deve ser concebido em pormenor, tendo em conta todos os elementos da cadeia de abastecimento. Isto significa identificar os objetivos, o âmbito e o formato adequado. Depois de o procedimento ter sido escrito e complementado com os recursos relevantes, é vital testá-lo num ambiente controlado.

Os SOPs não seguem um formato específico. Podem assumir a forma de um documento de texto, gráfico, fluxograma, vídeo curto, etc. Ao criar um SOP, é necessário escolher o formato que facilite a compreensão e a adoção dos procedimentos por todos.

3. Formação do pessoal

A formação é um passo essencial para garantir que todas as equipas compreendem e seguem corretamente os SOPs. Como parte do programa de formação, pode ser útil incluir cenários práticos que ilustrem a forma como estes procedimentos são aplicados em situações reais.

4. Implementação progressiva

A implementação do SOP deve ser gradual para permitir uma transição suave. Por exemplo, pode começar por implementar os SOP num departamento piloto antes de os alargar a toda a organização. Se estiver a atualizar um procedimento existente, é importante informar as equipas relevantes das principais alterações.

5. Melhoria contínua

Os SOPs não são imutáveis. É essencial monitorizar a sua eficácia e melhorá-los continuamente à luz do feedback dado pelos utilizadores. Paralelamente, as empresas podem iniciar a digitalização dos seus procedimentos utilizando software de gestão específico. Estas soluções facilitam significativamente o controlo e a melhoria contínua.

Os “Standard Operating Procedures” são, por conseguinte, uma pedra angular para garantir a eficiência e a segurança na cadeia de abastecimento de uma empresa. Conduzem a uma maior eficiência, a uma maior rentabilidade e a uma maior satisfação dos clientes. Embora a introdução de SOPs exija um planeamento meticuloso, os muitos benefícios que proporcionam significam que devem ser vistos como um investimento estratégico no desenvolvimento de atividades.