A Automatização Inteligente de Processos (IPA) refere-se a uma nova geração de ferramentas, baseadas em tecnologias cognitivas derivadas da Inteligência Artificial, que permitem a automatização de processos complexos. Esta tecnologia de ponta está a ser amplamente utilizada nas empresas para aumentar a sua eficiência e produtividade, reduzindo simultaneamente os custos.

A definição de automatização inteligente

A empresa de consultoria de gestão McKinsey define a Automatização Inteligente de Processos (IPA) como “um conjunto emergente de novas tecnologias que combina a reformulação de processos fundamentais com a automatização de processos robóticos e a aprendizagem automática. Trata-se de um conjunto de melhorias nos processos empresariais e de ferramentas da próxima geração que auxiliam o trabalhador do conhecimento, eliminando tarefas repetitivas, replicáveis e rotineiras. E pode melhorar radicalmente os percursos dos clientes, simplificando as interações e acelerando os processos.”

A automatização inteligente de processos, também conhecida como automatização cognitiva, baseia-se em tecnologias de automatização robótica de processos (RPA) e em vários ramos da inteligência artificial (IA), como a aprendizagem automática, a aprendizagem profunda, a análise avançada, o processamento de linguagem natural e outros.

A combinação destas grandes tecnologias permite a criação de sistemas autónomos capazes de analisar dados, tomar decisões e interagir com o seu ambiente. Podem ser aplicados a todos os níveis da empresa, desde a gestão de stocks até ao serviço ao cliente.

Assim, o objetivo é automatizar tarefas não rotineiras que exigem um certo grau de raciocínio. A automatização inteligente pode ser aplicada a uma vasta gama de processos numa empresa:

• Agregação e/ou reinserção de dados;
• Gestão de fluxos de dados segundo regras analíticas;
• Criação e envio de comunicações;
• Atualização de informação de múltiplos sistemas;
• Análise de serviços;
• E muito mais.

Automação inteligente, para além da ARP

Enquanto a Automação Robótica de Processos (ARP) já se tornou parte integrante da transformação digital das empresas, a automação inteligente ainda está na sua fase inicial. No entanto, esta tecnologia combina o melhor dos dois mundos com a ARP e a IA, permitindo tanto a ação como a reflexão, e levando a eficiência e o desempenho ainda mais longe para toda a empresa.

Por definição, a automatização de processos robóticos envolve a utilização de robôs para automatizar e otimizar tarefas repetitivas e morosas, as chamadas tarefas de “rotina”, executadas em software informático. Estas ferramentas requerem dados estruturados e regras normalizadas, mas não podem tratar exceções.

As soluções de automatização inteligente, por outro lado, podem processar dados semi-estruturados (ordens de compra, faturas, etc.), bem como dados não estruturados (mensagens de voz, e-mails, etc.), enquanto aprendem com a observação humana. Desta forma, uma solução de automatização inteligente pode não só imitar as tarefas executadas por humanos, mas também aprender a executá-las ainda melhor.

Estas soluções permitem automatizar e melhorar os processos mais complexos, mesmo as tarefas excepcionais que exigem intuição, discernimento ou, mais ainda, criatividade. Alguns softwares de robôs podem mesmo ser totalmente controlados por auto-aprendizagem e efetuar análises preditivas avançadas ou integrar funcionalidades de tomada de decisão, por exemplo.

Exemplos práticos de automatização inteligente

Para compreender melhor o papel da automatização inteligente de processos, podemos imaginar vários cenários a serem implementados nos departamentos de compras.

Gestão de pedidos

Um chatbot baseado na tecnologia ChatGPT da Open AI, por exemplo, é ideal para a comunicação. Pode analisar o significado das perguntas e/ou atribuir um sentimento ao seu interlocutor (satisfação do cliente, raiva, etc.), fornecendo respostas mais pertinentes e transferindo casos específicos para um humano. Uma ferramenta deste tipo pode ser útil para responder a questões de fornecedores ou para prestar esclarecimentos sobre pedidos de informação, orçamentos ou pedidos de preços.

Gestão de documentos

Um robô pode classificar os documentos recebidos de acordo com um processo definido, mas também pode observar o comportamento humano e deduzir outras regras específicas. Por exemplo, os ficheiros enviados por certos interlocutores podem ser automaticamente armazenados num servidor partilhado, enquanto certos elementos (por exemplo, dados bancários, formulários de encomenda) podem ser isolados e processados separadamente dentro do mesmo documento.

Gestão do desconto de fim de ano

Da mesma forma, a IPA pode ajudar as equipas de compras a gerir os descontos de fim de ano dos fornecedores. A solução de automatização inteligente pode analisar as despesas, identificar fornecedores com descontos aplicáveis, apresentar pedidos e monitorizar o processamento. Isto representa uma poupança de tempo significativa, equivalente a várias horas por fornecedor.

Gestão do risco

As soluções de automatização inteligente também podem ser incorporadas na monitorização preditiva do risco do fornecedor e fornecer informações úteis. Podem identificar sinais de alerta precoce e implementar proativamente medidas adequadas na empresa.

Estes exemplos podem também ser alargados a uma plataforma de processamento de faturas, gestão de contratos, negociação, concursos, gestão de fornecedores, etc. O leque de possibilidades é vasto e as vantagens para a empresa são inúmeras.

As vantagens da automatização inteligente

Para começar, a automatização inteligente de processos representa uma enorme alavanca para a redução de custos. Para além de funcionarem 24 horas por dia e 7 dias por semana, estes recursos tratam as tarefas com eficiência e precisão. Assim, as empresas reduzem os custos de mão de obra, aumentam a produtividade, reduzem os erros humanos e aceleram os processos.

Segundo a McKinsey, as empresas de todos os setores que experimentaram soluções de automatização inteligente obtiveram resultados impressionantes:

• Automatização de 50 a 70% das tarefas;
• Ganhos de eficiência de 20 a 35% nos custos operacionais anuais;
• Redução do tempo de processamento em 50 a 60%;
• O retorno do investimento atinge frequentemente os três dígitos.

Esta tecnologia também alivia a carga de trabalho de tarefas repetitivas e de baixo valor acrescentado para as equipas, permitindo-lhes concentrarem-se em missões mais interessantes que exigem uma reflexão genuína e/ou um certo nível de criatividade, como a gestão da relação com os fornecedores, o apoio aos clientes internos, a construção da estratégia da empresa, a transformação digital, etc. Isto contribui para melhorar o seu trabalho quotidiano e promover a sua realização dentro da empresa.

Em última análise, a automatização inteligente de processos ajuda os compradores a concluir tarefas específicas e a melhorar os métodos de trabalho, oferecendo um valor real acrescentado. É um recurso poderoso para as empresas, permitindo-lhes acelerar a sua transformação digital e ganhar competitividade e agilidade em todas as suas operações.