Como se implementa o processamento eletrónico de faturas entre empresas na Europa?

A faturação eletrónica na Europa está a tornar-se progressivamente a norma, independentemente da dimensão da empresa. Este facto deve-se, nomeadamente, às obrigações regulamentares que se multiplicam neste domínio. Para além do cumprimento das normas, a faturação eletrónica promete ganhos de eficiência, reduções de custos e um melhor desempenho ambiental. Para garantir o sucesso de uma tal abordagem, eis cinco etapas fundamentais a seguir.

O que é uma fatura eletrónica?

A Comissão Europeia partilha a seguinte definição: “A fatura eletrónica é o intercâmbio eletrónico de um documento de faturação entre um fornecedor e um comprador. Uma fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato de dados estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico.”

A faturação eletrónica está a acelerar na Europa

Nos últimos anos, a faturação eletrónica tem vindo a generalizar-se na Europa. A Diretiva 2014/55/UE, de 16 de abril de 2014, exige a utilização da faturação eletrónica nos contratos públicos nos Estados-Membros da União Europeia a partir de 2020. Por outras palavras, as administrações públicas europeias são obrigadas a receber e processar faturas eletrónicas que cumpram a norma europeia. Para além de harmonizar os procedimentos de faturação da UE, esta diretiva visa sobretudo promover a adoção generalizada da faturação eletrónica na Europa.

No que diz respeito às transações B2B (Business-to-Business), uma solução de faturação eletrónica é recomendada e enquadrada pela Diretiva IVA 2010/45/UE de 13 de julho de 2010. A faturação eletrónica só pode então ser aplicada sob reserva de aceitação pelo destinatário.

Neste ponto, a maturidade difere entre os Estados Membros da UE. A título de exemplo, a Itália foi o primeiro país a implementar a faturação eletrónica obrigatória para os organismos do setor público em 2014, tendo depois alargado esta obrigação às empresas em 2019. Alguns governos querem seguir este impulso. A França, a Bélgica e a Polónia, em particular, estão a preparar-se para tornar gradualmente obrigatória a faturação eletrónica B2B a partir de 2024.

Noutros países, como a Espanha e a Suécia, por exemplo, a faturação eletrónica B2B é voluntária. No entanto, alguns Estados são mais ou menos receptivos a ela. É o caso da Finlândia e da Noruega, onde, embora não seja obrigatória, esta prática está generalizada.

As vantagens da faturação eletrónica na Europa

Se, por um lado, as autoridades fiscais procuram orientar a ação do Estado e melhorar a deteção da fraude através da faturação eletrónica, por outro, pretendem também reforçar a competitividade das empresas. E com razão, pois também retiram daí múltiplos benefícios.

Ganhos de eficiência

A implementação da fatura eletrónica na Europa melhora a eficiência global do processo. O processamento é efetuado mais rapidamente, com menor risco de erros de introdução de dados. Além disso, a automatização de determinadas tarefas (como a introdução, a verificação e a correspondência entre a ordem de compra e a fatura) permite que as equipas se concentrem em missões de maior valor acrescentado.

Redução de custos

Ao desmaterializar os fluxos de faturas, as empresas podem reduzir os custos diretos e indiretos. Isto elimina o papel e todas as etapas envolvidas (impressão, franquia, expedição, arquivo, etc.), automatizando também outras tarefas administrativas.

Processamento mais rápido

Com a faturação eletrónica, os prazos de recepção das faturas (e, por conseguinte, os prazos de pagamento aos fornecedores) são reduzidos. Isto explica-se pelo imediatismo das ferramentas eletrónicas, mas também pela eficiência do processamento e pela redução do número de erros.

Processos de segurança

A faturação eletrónica implica o envio de faturas através de redes privadas ou protocolos específicos, a utilização de uma assinatura eletrónica e a implementação de um sistema de arquivo conforme. Todas estas medidas contribuem para reforçar a segurança da fatura eletrónica.

Redução da pegada de carbono

Ao reduzir o consumo de papel e de energia relacionado com a produção de faturas, as empresas reduzem a sua pegada de carbono. De acordo com um estudo realizado pela Basware, a mudança do envio de faturas em papel para a faturação eletrónica reduz as emissões de CO2 em cerca de 36%!

Como implementar a faturação eletrónica na Europa?

A implementação da faturação eletrónica numa empresa é um projeto complexo que não deve ser subestimado. Implica transformações regulamentares, técnicas e humanas. Eis as cinco etapas principais.

1. Balanço da situação atual

O projeto deve começar com uma avaliação exaustiva das partes interessadas, dos processos e dos sistemas envolvidos na gestão de faturas. Este levantamento é essencial para obter uma imagem clara das práticas existentes, do panorama e dos fluxos de aplicações, a fim de tomar decisões adequadas.

2. Formular necessidades

A segunda etapa consiste em especificar quais são as necessidades e as expectativas de um tal projeto. Para redigir a especificação adequada, é necessário ter em conta o seguinte:

• O formato de fatura preferido;
• Métodos de intercâmbio;
• As informações que devem constar destes documentos (tanto do ponto de vista do cliente como do fornecedor);
• As tecnologias necessárias para fornecer automaticamente determinadas informações aos fornecedores;
• O tipo de parceiro (plataforma de desmaterialização ou operador de desmaterialização);

3. Definição de objetivos

Como já foi referido, a digitalização das faturas aborda muitas questões. É por isso que é importante definir um rumo para este projeto, com objetivos e indicadores-chave de desempenho. Estes podem ser a redução dos atrasos, a diminuição dos custos, a melhoria do DSO (Days Sales Outstanding), etc.

4. Gerir a mudança

A implementação de um projeto desta envergadura exige uma gestão da mudança. É imperativo obter apoio suficiente das partes interessadas, quer se trate de funcionários, clientes, fornecedores e terceiros (parceiros e/ou prestadores de serviços). A nível interno, é importante explicar os desafios estratégicos desde o início do projeto, comunicar regularmente e apoiar os utilizadores passo a passo. A nível externo, é igualmente crucial envolver e informar os contactos sobre este projeto.

5. Escolher a solução certa

A última etapa consiste em fazer escolhas técnicas. As empresas podem optar por uma nova solução ou desenvolver a solução que já possuem. Para além de responder às expectativas previamente definidas, esta solução deve ter uma cobertura funcional adequada.

A faturação eletrónica é um passo central na desmaterialização dos processos nas empresas e, de um modo mais geral, na sua transformação digital. É um marco importante a atingir para melhorar a produtividade de uma empresa e as suas relações com os fornecedores. Hoje, a implementação da faturação eletrónica na Europa e no resto do mundo abre caminho à digitalização de outros processos, a começar pelo processo “Procure-to-Pay”.