Como manter a actividade do armazém no caso de uma crise sanitária?

Como manter a actividade do armazém no caso de uma crise sanitária?
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A crise sanitária forçou as empresas a reverem minuciosamente as condições de trabalho. O objectivo é, evidentemente, criar um ambiente de trabalho seguro para a saúde dos empregados, a fim de os acomodar em total segurança. Grégoire Koudrine, Director da Cadeia de Abastecimento do Grupo Manutan, explica as medidas implementadas nos armazéns do Manutan.

Manutan France (MAF) :  A rapidez com que o confinamento foi decidido deixou pouco tempo para as empresas se reorganizarem. Como geriu os primeiros dias para permitir que o negócio continuasse?

Grégoire Koudrine: É certo que o confinamento causou uma mudança extremamente brutal na organização. Em poucas horas, o número de pessoas susceptíveis de estarem fisicamente presentes nos armazéns diminuiu drasticamente. O mesmo foi obviamente verdade para os nossos parceiros, os nossos transportadores, os nossos fornecedores e os nossos clientes. Durante a noite, todo o ecossistema da cadeia de abastecimento foi perturbado e tivemos de ser muito criativos para nos reinventarmos e encontrarmos soluções em tempo recorde, não só para nós, mas também para os nossos parceiros e clientes. Este tipo de crise actua claramente como um abre-olhos. Mostra a resiliência das cadeias de abastecimento. 

É evidente que este foi o caso do Manutan, pois conseguimos restaurar uma situação estável bastante rapidamente e regressar ao desempenho pré-crise. Naturalmente, a situação sanitária ainda hoje é muito fluida. Por conseguinte, exige vigilância. É por isso que estamos muito atentos aos nossos indicadores de desempenho e permanecemos muito atentos aos nossos clientes. Ao mais pequeno alerta, devemos ser capazes de reavaliar constantemente o nosso sistema. Graças a este esforço e vigilância em todos os momentos, temos conseguido cumprir os nossos compromissos de entrega e manter a confiança dos nossos clientes. A agilidade, tanto internamente como com os nossos clientes, tem estado no centro do nosso sistema. 

Manutan France (MAF) :  Qual foi o papel das equipas internas  para acompanhar este sistema?

Grégoire Koudrine: Todos mostraram flexibilidade e adaptabilidade. A multifuncionalidade cruzada das equipas foi um elemento importante do sistema. Inicialmente, as nossas equipas chamaram cada um dos nossos clientes para se certificarem de que tudo estava a correr bem para eles e de que podiam receber as nossas entregas. Já essencial em tempos normais para assegurar o processamento óptimo das encomendas, a recolha de informação era mais do que nunca essencial na situação que se seguiu ao início da contenção. Em termos concretos, uma grande parte das nossas equipas de consultores de clientes, que anteriormente tinham sido responsáveis pelo tratamento das chamadas recebidas, foram trocadas por chamadas efectuadas. As nossas equipas de vendas, confinadas às suas casas, também mudaram para chamadas de saída. As nossas equipas administrativas, embora menos familiarizadas com este tipo de chamada, foram também chamadas. Todos foram capazes de se mobilizar para melhor servir os nossos clientes e cumprir os nossos compromissos.

 

MAF: Que medidas foram tomadas relativamente ao funcionamento e segurança das pessoas no armazém?

Grégoire Koudrine: Nenhum dos nossos armazéns fechou, o que também foi um verdadeiro desafio! Colocamos imediatamente em vigor regras rigorosas de segurança e higiene, tanto para deter o vírus como para tranquilizar as nossas equipas. Na manhã de terça-feira, 17 de Março, um dia após o anúncio da contenção, as nossas equipas de serviços gerais saudaram cada empregado com máscaras, gel hidroalcoólico e uma leitura da temperatura. Estas medidas foram muito bem aceites, apesar da dificuldade que por vezes pode ser difícil trabalhar com uma máscara, especialmente num armazém onde o trabalho físico é importante.

MAF: Estas medidas ainda são obrigatórias?

Grégoire Koudrine: Sim, desde que a situação sanitária o exija. No entanto, é de notar que o protocolo nacional de desconfinamento não permite a imposição de tomadas de temperatura. Compreendemos, portanto, os colaboradores que se recusariam a submeter-se a ela. Se o caso ocorrer, a pessoa é então convidada a trabalhar longe dos seus colegas, como medida de precaução. Em qualquer caso, a tomada de temperatura é muito bem aceite porque todos compreendem que se trata de uma medida preventiva colectiva, destinada a proteger-se a si próprios e aos outros.

 

Na verdade, esta medida é muito tranquilizadora para os empregados, especialmente porque os dados individuais não são mantidos em nenhuma circunstância. Na verdade, não faria sentido fazê-lo! O objectivo é que todos venham trabalhar com confiança e serenidade. Isto parece-me ser fundamental para todos nós avançarmos juntos na mesma direcção. Por conseguinte, estou encantado por o nosso plano de continuidade de negócios ter sido aprovado por 100% dos representantes do pessoal.

MAF: Como adaptou as medidas de distanciamento social aos constrangimentos de trabalhar num armazém? 

Grégoire Koudrine: As fitas foram coladas ao chão para marcar claramente esta distância social de pelo menos um metro. Também removemos todas as potenciais áreas de espera para evitar o risco de agrupamento e foram instaladas paredes de plexiglass para evitar o risco de contacto. As luvas também estão disponíveis para aqueles que as desejem usar. Naturalmente, todo o equipamento de protecção pessoal necessário está à disposição de todos! A cada utilizador é também atribuída uma máquina de manipulação individual para cada dia – o que já era o caso antes da crise. Agora tem de se certificar de que a desinfecta com toalhetes, recolhendo-a de manhã e devolvendo-a à noite. Além disso, 100% das áreas que passam por elas são desinfectadas com muita regularidade.

MAF: Tem algum conselho baseado nesta experiência para ajudar a manter a actividade em boas condições?

Grégoire Koudrine: Ouvir parece-me essencial! Tem de ouvir os seus clientes, mas também os seus empregados! Esta crise revelou por vezes situações pessoais difíceis e penso que é essencial manter uma ligação permanente entre as pessoas que trabalham fisicamente nas instalações e as que teletrabalham a partir de casa. Por exemplo, enviámos questionários a todos os nossos empregados domiciliários. Isto fez-nos compreender que nem todos se encontravam nas melhores condições para teletrabalhar. Alguns precisavam de um ecrã extra, outros de uma cadeira mais confortável. Todos reagiram de forma muito diferente ao confinamento e foi muito importante ter este indivíduo à escuta.

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