Uma metodologia comprovada para otimizar as compras indiretas

Baseada nas necessidades reais das empresas portuguesas — tipicamente com carteiras de fornecedores extensas e processos administrativos intensivos — o Grupo Manutan desenvolveu a metodologia Savin’side® para apoiar a otimização das compras indiretas (MRO, despesas gerais). Testada em centenas de clientes europeus, esta abordagem visa reduzir o Custo Total de Aquisição (TCO) e reforçar a competitividade de forma sustentável.

Porque é que otimizar as compras indiretas é crítico em Portugal?

Em Portugal, o tecido empresarial é dominado por PME, o que tende a aumentar a fragmentação de fornecedores, o número de encomendas e a diversidade de artigos. O resultado são “custos ocultos” significativos (tempo administrativo, reconciliação de faturas, entregas dispersas) que fazem aumentar o TCO — por vezes mais do que o próprio preço unitário. Dado que as PME representam 99,9% das empresas, atuar nas compras indiretas é um dos poucos “alavancadores” transversais capazes de gerar poupanças rápidas sem afetar a produção.

Nota sobre TCO: Por TCO entende‑se o conjunto de custos de um produto/serviço ao longo do seu ciclo de vida, muito para além do preço de compra. Para aprofundar conceitos e exemplos práticos, veja o guia “Compreender o TCO (Custo Total de Aquisição)”.

Dados primeiro: o pré‑requisito para otimizar as compras indiretas

Sem dados fiáveis e normalizados, não há otimização possível. Em Portugal, as empresas estão a acelerar a digitalização, mas de forma desigual: o comércio eletrónico já pesa mais no volume de negócios, mostrando espaço para estender automações ao P2P (catalogação, aprovação, receção, faturação) e integrar análises de consumo por site/utilizador.

Este esforço de dados deve considerar o contexto regulatório local. No setor público, a faturação eletrónica é obrigatória e assenta na norma europeia adaptada para Portugal (CIUS‑PT), com a infraestrutura FE‑AP/B2AP gerida pela eSPap. No setor privado, os PDFs continuam a ser aceites como faturas eletrónicas até 31 de dezembro de 2026, o que dá tempo às empresas para migrarem para formatos estruturados, assinaturas qualificadas e/ou EDI. Ao mesmo tempo, a AT exige QR Code e ATCUD nas faturas emitidas por software certificado — uma oportunidade para consolidar dados de compras e melhorar o reporting.

Se quer dar o próximo passo na digitalização do P2P, comece por alinhar processos com o e‑procurement (catálogos, punch‑out, integração ERP) e depois evolua para automações (workflows, reconciliação 3‑way match).

Savin’side®: uma solução eficaz e adaptada ao mercado português

A Savin’side® combina análise de dados, princípios Lean e um quadro de execução ágil para identificar os melhores “alavancadores”, estimar poupanças e pilotar um plano de melhoria contínua. A experiência mostra seis eixos determinantes, que em Portugal ganham contornos particulares:

• Racionalização da carteira de fornecedores. Substituir múltiplos fornecedores de cauda longa por um distribuidor de referência reduz tarefas administrativas e consolida o serviço (especialmente útil para PME com equipas reduzidas). Para saber como avaliar a sua carteira e priorizar reduções, explore “Racionalize a sua carteira de Fornecedores”.
• Otimização da seleção de produtos. Definir gamas‑tipo por função, com níveis de qualidade adequados e preços competitivos, evita dispersão de referências. Em operações com polos no Norte e na Grande Lisboa, a uniformização de EPI, ferramentas e consumíveis acelera compras e inventário, mantendo conformidade e segurança.
• Digitalização das transações. Desmaterialize o P2P end‑to‑end: catálogos integrados, encomendas eletrónicas, receção e faturação integradas (B2G via CIUS‑PT/FE‑AP; B2B com PDF assinado, EDI ou XML). Este é também um tema de compliance fiscal (QR e ATCUD), mas sobretudo de eficiência operacional.
• Otimização logística. Serviços como entregas programadas por janela horária, pontos de entrega múltiplos por site e soluções como distribuidores automáticos industriais reduzem tempos mortos e ruturas. Em Portugal, esta disciplina é crítica para operações multilocalizadas e para expedições para os arquipélagos, onde os prazos e os custos logísticos exigem planear com mais antecedência. Para ligar logística e eficiência, vale a pena consultar o “Livro Branco: Logística e e‑commerce”.
• Desdobramento do acordo. O sucesso de um contrato‑quadro depende do roll‑out a todas as unidades — fábricas no Minho, escritórios em Lisboa, armazéns em Setúbal — e da gestão do “maverick spend”. Aqui, comunicação interna e formação são tão importantes quanto a negociação.
• Pilotagem da qualidade. Medir e agir nas causas‑raiz (SLA, OTD, não conformidades, NPS interno) sustenta ganhos ao longo do tempo. Numa ótica de RSE/ESG, a avaliação de risco de fornecedores (ambiental, social, compliance) reforça resiliência e reputação. Veja “Como gerir da melhor forma o risco de fornecedores?”.

Resultados na prática: eficiência, poupança e responsabilidade

Ao ativar corretamente estes alavancadores, as empresas tendem a reduzir o TCO, ganhar eficiência (menos toques administrativos, menos ruturas, mais cumprimento de prazos) e reforçar a sua política de RSE/ESG. A combinação de dados de consumo, padronização de catálogos e P2P digital é particularmente eficaz em contextos com múltiplos estabelecimentos e equipas enxutas — a realidade de muitas PME portuguesas. Para aprofundar a vertente de processos, descarregue o “Livro Branco: Adotar o Lean Procurement” e ligue‑o ao seu plano de compras de classe C.