Quando falamos de KPI de compras, falamos de muito mais do que simples indicadores. Estes KPIs formam o “painel de bordo” que ajuda a direção de compras a alinhar-se com a estratégia do negócio, a priorizar alavancas e a provar resultados de forma objetiva. Em Portugal, o enquadramento legal (prazos de pagamento, faturação eletrónica) e a digitalização em curso tornam ainda mais crítico medir bem para decidir melhor.

Antes de entrar nos 6 KPI, sugerimos agrupá-los em três grandes categorias que cobrem o ciclo Procure-to-Pay:

• Produtividade da equipa de compras.
• Execução efetiva dos contratos com fornecedores.
• Adoção, pelos “donos de pedido”, da política e dos processos de compras.

KPIs para medir a produtividade da equipa de compras

Num contexto em que muitas empresas portuguesas estão a acelerar a digitalização (ERP/BI, automatização de tarefas), os KPIs de produtividade permitem comprovar a criação de valor face aos recursos investidos e estimular uma cultura de melhoria contínua.

ROI da função de compras

O ROI das compras mede as poupanças e custos evitados gerados pela equipa face ao custo total da função (pessoas, sistemas, serviços). Para além da poupança “clássica”, considere evidenciar “valor expandido”: redução do risco de fornecimento, incremento do nível de serviço e ganhos ambientais. A digitalização do processo P2P e a automatização com IA em tarefas repetitivas (por exemplo, triagem de propostas ou reconciliação de faturas) tendem a aumentar o ROI ao libertar tempo para negociação e melhoria de contratos.

Exemplo local: uma PME industrial no Norte que adotou princípios de Lean Procurement para a sua “cauda longa” reporta menos tempo administrativo por encomenda e menos fornecedores ativos, o que melhora o rácio “valor gerado/custo da função”. Se este for um desafio na sua organização, explore metodologias de Lean Procurement aplicadas a compras de Classe C.

Contribuição das compras no total de despesas

Cada empresa tem hábitos e exceções; em muitos casos, as compras indiretas escapam ao processo padrão. Este KPI mede a percentagem do gasto total efetivamente sob alçada de Compras (spent under management). Uma carteira de fornecedores racionalizada e catálogos negociados ajudam a elevar esta percentagem, reduzindo o “gasto fora de processo”. Em Portugal, é comum conseguir ganhos rápidos ao consolidar fornecedores de MRO/EPI/consumíveis e ao reduzir a “cauda longa”.

KPIs para avaliar a execução efetiva dos contratos

No setor privado ou na Administração Pública, não basta “ter contrato”; é preciso garantir que preços, níveis de serviço e prazos acordados se materializam nas encomendas, nas entregas e nas faturas. O ecossistema público (Acordos-Quadro e o Catálogo Nacional de Compras Públicas) dá-lhe uma base padronizada ideal para medir a fidelidade ao que foi contratado.

Correlação custo/valor (LPP: Linear Performance Pricing)

Em vez de contar apenas “quantos fornecedores estão contratualizados”, este KPI observa se os preços de referência são realmente aplicados. Use duas leituras complementares:

• Percentagem de linhas faturadas fora do preço acordado.
• Percentagem do gasto total que esses desvios representam.

No setor público, os Acordos-Quadro publicados e a oferta no CNCP facilitam a comparação de preços e a deteção de desvios; no privado, catálogos negociados e contratos-tipo dão a base para a mesma métrica. Para operacionalizar, combine auditoria de fatura (apoiada por ERP/BI) com uma rotina de “gestão da execução de contratos” ao longo do ano.

Sugestão prática: quando a sua análise mostrar muitas linhas fora de preço em compras de baixo valor unitário, é sinal de “cauda longa” pouco controlada — exatamente o terreno onde o Lean Procurement costuma libertar custos ocultos.

Prazo médio de execução (entrega e nível de serviço)

Preço não é tudo. O atraso de uma entrega crítica ou um defeito de qualidade pode custar muito mais do que o desconto negociado. Meça o prazo médio de execução por fornecedor e o nível de serviço tipo OTIF (On-Time, In-Full). No contexto português, integre também o “tempo de aceitação/verificação” de bens/serviços: a lei fixa um máximo de 30 dias para este processo, fator que influencia o seu P2P e o prazo de pagamento.

Para aumentar previsibilidade, reforce a gestão de risco de fornecedores (mapeamento de riscos, planos de contingência e nearshoring quando faz sentido).

KPIs para verificar a adesão dos “donos de pedido”

Mesmo com bons contratos, a eficácia desce se as encomendas forem feitas fora do circuito ou se o processo de aprovação se arrastar. Esta família de KPIs foca cultura e adoção: mede se as equipas internas compram como foi definido — e com a rapidez necessária.

Taxa de compras fora de contrato

Pergunta-chave: quando existe contrato ou catálogo, qual a percentagem de gasto feito fora dele e qual o diferencial de preço pago? Para reduzir este desvio:

• Consolidar o portefólio de fornecedores.
• Divulgar catálogos/condições e simplificar a requisição.
• Monitorizar exceções com alertas no ERP.

No setor público, a utilização de Acordos-Quadro via CNCP é um antídoto natural ao “off-contract”. No privado, programas de racionalização do portefólio e catálogos digitais obtêm efeitos semelhantes e elevam a “contribuição das compras”.

Duração do processo de encomenda (P2P lead time)

Este KPI revela onde o processo trava: qualidade do pedido (requisitante), validações (gestão), emissão e transmissão do PO, receção/aceitação e faturação. Em Portugal, dois aspetos ajudam a encurtar o ciclo:

• A obrigatoriedade de faturação eletrónica nos contratos públicos (FE-AP), que padroniza dados e elimina manuseamento manual.
• Os requisitos fiscais (ATCUD e QR code) que reforçam a rastreabilidade da fatura e reduzem erros de reconciliação.

Lembre-se também que, quando vende à Administração Pública, o prazo de pagamento padrão é 30 dias (salvo exceções), e o processo de aceitação não deve exceder 30 dias. Se o seu ciclo P2P ultrapassa sistematicamente estes marcos, há oportunidades claras de simplificação e de automatização.

Exemplo local: um fornecedor da AP que emite faturas estruturadas CIUS-PT via FE-AP e gere exceções automaticamente no ERP encurta o “invoice-to-pay” e reduz faturas rejeitadas; o resultado aparece no KPI de tempo de ciclo e no de “percentagem de faturas conformes”.

Em todas as categorias, a digitalização é um acelerador. A adoção de ERP/BI está a generalizar-se nas empresas europeias e suporta a medição fina de KPIs (dashboards, alertas, auditoria contínua). Se deseja dar um salto rápido no P2P, vale a pena explorar o papel da IA na função de compras e na gestão de stocks.

Para aprofundar e agir já:

• Aplique princípios de Lean Procurement à “cauda longa” para reduzir compras fora de contrato e custo total de propriedade.
• Reforce a execução de contratos ao longo do ano, integrando checkpoints e métricas de conformidade preço/serviço.
• Racionalize o portefólio de fornecedores para aumentar a “contribuição das compras” e simplificar aprovações.
• Estruture o mapeamento de riscos de fornecedores para melhorar prazos e continuidade de fornecimento.

A melhoria contínua nas compras vive de KPIs claros e comparáveis que cobrem produtividade, execução contratual e adesão interna. No contexto português, cumprir os prazos e formatos legais (DL n.º 62/2013, FE-AP, ATCUD) e aproveitar a digitalização são diferenças competitivas: reduzem variação, aceleram o P2P e libertam a função de compras para um papel pedagógico e estratégico. Evite a fragmentação em silos e promova práticas comuns; quando processos e dados fluem, os 6 KPI tornam-se um volante de performance para toda a organização.