Num ambiente económico em constante evolução, a execução de contratos desempenha um papel central na segurança e otimização dos processos de compras. Uma má gestão pode originar riscos jurídicos, financeiros e organizacionais significativos entre as partes envolvidas.

Este guia estratégico tem como objetivo esclarecer as obrigações, as boas práticas e as ferramentas que permitem executar um contrato de forma legal, eficiente e de boa-fé.

📌 A importância dos contratos

“Os contratos oferecem uma base sólida para relações mutuamente benéficas. Protegem os seus interesses e ajudam a evitar litígios dispendiosos. Independentemente da complexidade das suas operações, redigir contratos com os seus fornecedores é um investimento inteligente para o futuro da sua empresa.”

— Sarah Belaabidia, supervisora na consultora PeersGroup

Compreender os desafios da execução de contratos

Antes de poder otimizar a execução de contratos, é essencial dominar os fundamentos legais e os riscos associados. Esta é uma etapa-chave na gestão contratual, muitas vezes subestimada, mas decisiva para o desempenho das compras.

Definição de execução de contratos e os seus efeitos

A execução de contratos refere-se a todas as ações realizadas pelas partes para cumprir as obrigações definidas aquando da assinatura do contrato. No direito contratual, isto implica executar, em conformidade e dentro dos prazos estabelecidos, todas as disposições acordadas, seja a transferência de bens, a prestação de um serviço ou o pagamento de uma quantia estipulada. Um contrato considera-se totalmente executado quando todas as obrigações são cumpridas.

O principal efeito do contrato assenta na sua força vinculativa: compromete as partes de forma firme e irrevogável. Essa força é reforçada pelo princípio da boa-fé, que impõe uma atitude leal e cooperativa entre as partes durante toda a execução. Em caso de incumprimento, pode ser solicitada a execução forçada em tribunal, eventualmente acompanhada do pagamento de indemnizações.

Circunstâncias imprevistas, como casos de força maior, podem, no entanto, suspender ou extinguir as obrigações sem que haja responsabilidade de uma das partes.

Consequências de uma má execução: riscos e custos ocultos

Uma execução deficiente de contratos pode ter consequências graves. Atrasos nas entregas, incumprimento de compromissos ou falhas nos pagamentos expõem as partes a notificações formais, ou até a uma decisão judicial que imponha a execução forçada ou o pagamento de indemnizações.

Estas situações geram ainda custos indiretos: perda de tempo, deterioração das relações comerciais ou litígios jurídicos onerosos. Uma gestão proativa da execução ajuda a antecipar e a evitar estes desvios.

Boas práticas para uma execução eficaz de contratos

Transformar a execução de contratos numa alavanca de desempenho requer uma metodologia rigorosa, ferramentas adequadas e uma organização alinhada com os objetivos de compras.

Principais etapas do processo de execução

A execução de contratos inicia-se assim que o contrato é assinado. É essencial formalizar claramente as obrigações de cada parte para facilitar o acompanhamento. Este processo de revisão do contrato inclui várias etapas-chave:

• Validação dos compromissos;
• Monitorização dos serviços;
• Entregas;
• Controlo de qualidade;
• Pagamento da quantia acordada

Ao longo de todo o ciclo, deve manter-se a boa-fé entre as partes para evitar desvios. Antecipar riscos, documentar cada etapa e implementar alertas internos permite uma gestão proativa e eficaz dos efeitos contratuais.

Digitalização e ferramentas de gestão contratual

A digitalização facilita consideravelmente a execução de contratos, como destaca Antoine Compin, Diretor-Geral da Manutan França:

“A digitalização permite-nos melhorar e automatizar processos, o que poupa tempo e limita o risco de erro. Também acelera a transferência de informação com um fornecedor ou um cliente, por exemplo, relativamente a uma encomenda, uma fatura ou uma reclamação.”

As plataformas de gestão do ciclo de vida dos contratos automatizam a gestão de todas as etapas contratuais:

• Lembretes de prazos;
• Verificação de obrigações;
• Arquivo seguro;
• Assinatura eletrónica de aditamentos.

Estas ferramentas oferecem uma gestão completa, reforçam a segurança jurídica e reduzem os riscos de erro humano. Contribuem também para a fluidez das trocas entre as partes, ao simplificar a validação de documentos e o acesso aos históricos contratuais.

Estratégias de otimização: integrar a gestão de contratos com os objetivos da empresa

Para maximizar o valor dos compromissos contratuais, a execução de contratos não pode ser isolada das ambições globais da empresa. Deve fazer parte de uma estratégia coerente e proativa.

Alinhamento com os objetivos estratégicos

A execução de contratos torna-se eficiente quando é concebida em ligação com as políticas de compras, os objetivos de RSE e os critérios de desempenho económico. Uma gestão contratual alinhada permite garantir o cumprimento das obrigações, ao mesmo tempo que apoia a estratégia de crescimento da empresa.

Isto envolve:

• Integração de normas contratuais desde os concursos ou pedidos de proposta;
• Monitorização rigorosa dos efeitos dos compromissos;
• Ajuste de cláusulas de acordo com as zonas geográficas.

A padronização dos contratos executados contribui para limitar situações imprevistas entre as partes, ao mesmo tempo que facilitam a sua execução dentro de um quadro estruturado.
O domínio das ferramentas contratuais, o histórico das decisões e a capacidade de executar rapidamente os compromissos tornaram-se alavancas de desempenho mensuráveis nos departamentos de compras.

Sensibilização e formação das equipas de compras

Para que a estratégia contratual seja eficaz, as equipas responsáveis pela gestão devem ser formadas para compreender os principais termos legais e os possíveis remédios em caso de incumprimento.

Módulos práticos sobre celebração de contratos, análise de cláusulas sensíveis ou mesmo reação em situações de força maior ajudam a reforçar a capacidade de resposta dos compradores e a limitar os riscos de erro na cadeia de execução.

O desenvolvimento das competências da equipa contribui também para garantir os compromissos assumidos pela empresa e estabelecer um diálogo jurídico de qualidade entre as partes.

Antecipação de litígios e segurança das relações contratuais

A prevenção de litígios constitui um componente essencial de uma estratégia bem-sucedida de execução de contratos. Baseia-se em:

• Auditorias contratuais regulares;
• Mapeamento de riscos;
• Implementação de cláusulas de ajuste automático em caso de força maior ou evolução normativa..

Esta abordagem proativa reduz consideravelmente os litígios, preserva a confiança dos parceiros e garante a segurança na circulação de fundos. Coloca a gestão contratual no centro do controlo de riscos da empresa.

Como se percebe, a execução bem conduzida de contratos não se limita ao cumprimento de obrigações: torna-se uma alavanca estratégica de gestão e de segurança dos compromissos. Ao integrar boas práticas, ferramentas adequadas e monitorização legal constante, os departamentos de compras reforçam a sua capacidade de executar com rigor e eficiência.