Desde a pandemia, o trabalho remoto tornou-se cada vez mais comum em muitos países europeus. Segundo dados da Statista (2023), cerca de 22% dos trabalhadores da União Europeia com idades entre os 15 e os 64 anos trabalhavam remotamente, refletindo uma mudança significativa nos padrões de trabalho.

No atual contexto de desaceleração económica, os gestores estão a repensar as suas necessidades de espaço. As empresas estão a afastar-se de grandes áreas e a adotar espaços modulares e de alta qualidade, ou seja, um design de escritório flexível.

Que mudanças implica este conceito? Quais são as suas vantagens? Descubra neste artigo, juntamente com os nossos conselhos sobre como organizar um escritório flexível de forma eficiente.

O que é um escritório flexível?

O escritório flexível é um método organizacional em que os espaços profissionais são configurados de acordo com as necessidades dos colaboradores. É pensado para proporcionar maior conforto e soluções mais ergonómicas. Isto consegue-se através de:

• Espaços de trabalho abertos e partilhados, com postos não atribuídos;
• Áreas colaborativas e salas de reunião reserváveis;
• Ligação à Internet fiável e instalações modernas;
• Opções de armazenamento para objetos pessoais;
• Gestão eficiente dos recursos e otimização do espaço disponível.

Quais são as vantagens de um design flexível?

O escritório com design flexível está em crescimento, oferecendo múltiplas vantagens para as empresas.

Produtividade e bem-estar no trabalho

Quando trabalham num escritório flexível, os colaboradores estão num ambiente que responde às suas necessidades e preferências. Podem escolher os postos de trabalho mais adequados às tarefas que têm de realizar e trocar de lugar sempre que desejarem ao longo do dia. Esta liberdade melhora não só o bem-estar das equipas, mas também a sua produtividade e criatividade

Otimização do espaço e redução de custos

As equipas alternam entre o trabalho em casa e no escritório. As áreas de atividade são reconfiguradas de forma inteligente e o seu uso é otimizado. O tamanho do espaço é reduzido, adaptando-se ao número de colaboradores presentes e à utilização real.

Escritórios híbridos deste tipo permitem às empresas uma redução significativa do consumo de energia. Da mesma forma, uma área menor também implica rendas mais baixas, representando uma fonte adicional de poupança.

Como organizar um escritório flexível?

Para obter os benefícios esperados, é essencial organizar bem o espaço interior. Eis algumas dicas práticas para estruturar um ambiente de escritório flexível de forma eficiente:

1: Adapte o design do escritório à cultura da empresa

Cada empresa tem a sua própria cultura, hábitos de trabalho e métodos de comunicação. A reorganização deve ter em conta esta cultura para garantir o envolvimento dos colaboradores.

Se o foco for colaboração e criatividade, é recomendável incluir espaços de coworking, que incentivam a interação entre equipas. Se a prioridade for segurança da informação, os escritórios individuais ajudam a manter dados sensíveis confidenciais.

2: Envolva e forme os colaboradores

É natural que surjam receios perante a mudança. Reorganizar um local de trabalho quebra antigos hábitos e pode causar alguma insegurança entre os colaboradores.

É fundamental envolvê-los no planeamento. As equipas devem ser informadas sobre os motivos da reorganização e sobre as vantagens que ela pode trazer.

Depois de implementado o escritório flexível, peça feedback para garantir que a reorganização se adapta às necessidades e preferências dos colaboradores. A escuta ativa é essencial nesta fase para compreender as expectativas e superar eventuais resistências iniciais.

Por fim, para ajudar os colaboradores a adaptarem-se mais facilmente ao novo ambiente profissional, podem ser realizadas sessões de formação, focadas no uso dos espaços reorganizados ou nas novas ferramentas digitais associadas. O aconselhamento e apoio às equipas é a melhor forma de garantir o seu compromisso com a nova organização.

3: Desenhe espaços adequados a cada tipo de atividade

Ao conceber um escritório flexível, deve sempre ter em conta as diferentes atividades que os colaboradores realizam nesse espaço. É importante oferecer diversas opções de espaço para proporcionar as melhores condições de trabalho. Isto implica adotar o design e o ambiente mais adequados, considerando fatores como isolamento acústico, equipamento e ergonomia.

Esta nova organização deve incluir áreas que se adequem aos vários tipos de tarefas, garantindo produtividade ideal:

• Salas de reunião para encontros e apresentações;
• Escritórios individuais para atividades que exigem concentração;
• Salas de descanso para pausas, ajudando os colaboradores a recuperar energias;
• Espaços de coworking para tarefas colaborativas.

O mobiliário deve ser adequado a cada estação de trabalho: quadros brancos nas salas de reunião, um sofá confortável na sala de descanso, etc. Um design de escritório flexível bem pensado proporciona o espaço certo para que as equipas sejam produtivas.

4: Incentive a comunicação e a colaboração

A colaboração é um elemento essencial para o sucesso empresarial. Como o próprio nome sugere, o escritório flexível implica flexibilidade também na comunicação e colaboração. Para tornar esta organização ainda mais eficaz, recomenda-se incluir ferramentas de comunicação modernas que promovam a interação:

• Mensagens instantâneas;
• Software de videoconferência;
• Dashboards colaborativos;
• Ecrãs interativos;
• Agendas partilhadas;
• Entre outros.

Além disso, pode criar espaços colaborativos (como salas de brainstorming), que incentivam a discussão e interação entre equipas.

5: Mantenha o escritório confortável

Um escritório flexível requer manutenção regular para garantir que o ambiente se mantém saudável e agradável. Por isso, recomenda-se estabelecer regras de utilização dos espaços (como arrumar ao fim de uma reunião) e criar um plano de limpeza para superfícies, equipamentos e instalações. Inspeções periódicas ajudam ainda a identificar problemas de segurança.

Para criar um espaço confortável e apelativo, a tendência atual passa por cuidar cuidadosamente da decoração e da atmosfera geral das instalações. Na escolha de mobiliário e acessórios, deve-se optar por peças que sejam práticas e esteticamente agradáveis.

O espaço envolvente também é importante. O acesso a áreas verdes contribui para o bem-estar dos colaboradores e melhora a sua satisfação. Pode-se instalar mesas e cadeiras no exterior, permitindo que as equipas desfrutem do bom tempo durante a pausa para almoço, por exemplo. Para tornar o espaço ainda mais agradável, a empresa pode disponibilizar Internet gratuita nas áreas exteriores.

No escritório, em casa ou noutros locais… A hibridização dos métodos de trabalho é um fenómeno contínuo. Que novos usos podem ser dados aos espaços de escritório? Nas empresas, os colaboradores procuram um local de trabalho ágil e de qualidade, onde gostem de estar e de encontrar os colegas.

Um bom design de escritório flexível é, portanto, fundamental para satisfazer as equipas e atrair talento para a empresa. O mundo do trabalho está a mudar, tanto na organização dos espaços como na forma como os métodos de trabalho evoluem.