Desmaterialização das transações com a Manutan: O processo de e-procurement

Atualmente, muitas empresas começaram a sua transformação através da digitalização e automatização dos seus processos. Os procedimentos de procurement, que são especialmente demorados, repetitivos e sem verdadeiro valor acrescentado, são os candidatos ideais para iniciar essa abordagem.

Para tal, as empresas estão a equipar-se com soluções de e-procurement que lhes permitirão desmaterializar as compras feitas com os seus fornecedores e assim otimizar o seu processo de Procure-to-Pay (P2P). Como fonte de poupança e eficiência global, estas soluções têm sido amplamente desenvolvidas nos últimos anos. À primeira vista, as operações de compra eletrónica podem parecer complexas, com uma vasta gama de ferramentas disponíveis. Ajudá-lo-emos a encontrar o seu caminho, detalhando as fases-chave do e-procurement e os seus principais benefícios.

Desmaterialização do processo de procurement em três fases

Para poderem automatizar o processo de procurement, as empresas devem seguir três etapas essenciais.

Etapa 1: aceder à oferta

Em primeiro lugar, os utilizadores precisam de aceder a uma oferta de produto que satisfaça as suas necessidades, proposta pelos fornecedores listados sob condições contratuais negociadas pelo seu departamento de compras (descontos, exclusões de produtos, custos de envio, etc.).

Para o efeito, podem utilizar:

• A loja Web dos seus fornecedores: rápida e fácil de pôr em prática, esta solução não tem custos adicionais para as empresas.
• Um catálogo eletrónico: embora requeira recursos e investimentos mais significativos, a implementação de um catálogo eletrónico permite ir mais longe na desmaterialização e automatização de todo o processo Procure-to-Pay (incluindo o envio de encomendas e a receção de faturas).
• Punch-Out: com este catálogo eletrónico ‘dinâmico’, as empresas têm acesso a uma oferta atualizada em tempo real (preço, disponibilidade de stock e data de entrega). Este tipo de catálogo é especialmente adequado para longas listas de produtos e evita a compra a fornecedores não listados.
• O catálogo alojado: este é um catálogo eletrónico ‘estático’ dá às empresas acesso a uma oferta definida, garantindo a estabilidade dos preços negociados. Esta solução é mais adequada para listas restritas de produtos.

Os utilizadores podem então escolher os seus produtos online e criar o seu cesto de compras, que é convertido num pedido de compra. Este é então automaticamente integrado no sistema de informação e pode seguir o circuito de validação pré-definido para evoluir para um pedido de compra. Para otimizar as encomendas em massa e facilitar as entregas é incorporada uma ferramenta com um montante mínimo por encomenda.

Etapa 2: a encomenda

Uma vez validada, a encomenda é enviada ao fornecedor envolvido sob a forma de um documento eletrónico, via EDI (Electronic Data Interchange). Relembramos que EDI se refere ao intercâmbio de documentos eletrónicos standard entre dois parceiros de vendas, de computador para computador. Este sistema pode funcionar com uma ligação direta ou com uma solução P2P.

A encomenda eletrónica permite integrar diretamente o pedido nos sistemas de informação dos parceiros, o que acelera o processamento e melhora a qualidade. Os produtos encomendados em linha são então preparados e enviados para a empresa.

Etapa 3: a fatura

Após a entrega da mercadoria, a empresa recebe a fatura do seu fornecedor. A fatura desmaterializada aparece sob a forma de documento eletrónico (via EDI) ou ficheiro PDF, certificado por um terceiro de confiança. No caso da EDI, a fatura é automaticamente reconciliada com a nota de encomenda, sem intervenção humana. A empresa pode então efetuar o pagamento ao fornecedor.

Os benefícios da desmaterialização do processo de procurement

Tendo em conta os atuais desafios de competitividade que os departamentos de compras têm de enfrentar, a desmaterialização das transações está a tornar-se essencial.

Em primeiro lugar, o e-procurement irá otimizar o custo total de posse dos bens e/ou serviços adquiridos pelas empresas. Uma abordagem deste tipo não só reduzirá o custo de cada transação, como também promoverá a massificação das encomendas. Assim são feitas poupanças até 80%!

Através deste projeto de digitalização, os departamentos de compras também visam ganhos de produtividade, contribuindo em simultâneo para a satisfação dos clientes internos. A desmaterialização e automatização do processo (até um certo grau) permitirá a múltiplos interessados ganhar tempo:

• Gestão quotidiana simplificada de procurement;
• Processamento mínimo de faturas de fornecedores e reclamações para contabilidade;
• Fornecimento facilitado de produtos aos utilizadores…

Graças à solução de e-procurement, as funções de compras e finanças também obterão uma visão clara das despesas da empresa. Isto permite-lhes controlar estas despesas e identificar espaço futuro para melhorias.

Finalmente, o processo de e-procurement é parte de uma abordagem ambiental. Os processos transacionais digitalizados irão emitir menos gases com efeito de estufa em comparação com os processos tradicionais que envolvem o consumo de papel, o envio por correio, etc.

Como se pode constatar, a desmaterialização da transação é um primeiro passo para a transformação digital da função de procurement. A este respeito, temos de reiterar que um projeto deste tipo envolve uma verdadeira gestão da mudança! Entre os fatores de sucesso de um projeto deste tipo, o apoio interno das partes interessadas e o envolvimento dos fornecedores são essenciais.