{"id":596,"date":"2019-11-05T22:28:35","date_gmt":"2019-11-05T22:28:35","guid":{"rendered":"https:\/\/manutan.pt\/blog\/?p=596"},"modified":"2021-11-11T14:20:52","modified_gmt":"2021-11-11T14:20:52","slug":"4-conselhos-para-reuniao-trabalho-mais-eficaz","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.pt\/blog\/4-conselhos-para-reuniao-trabalho-mais-eficaz\/","title":{"rendered":"4 conselhos para uma reuni\u00e3o de trabalho mais eficaz"},"content":{"rendered":"\t\t
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As reuni\u00f5es nem sempre produzem os resultados esperados, ao ponto de por vezes nos questionarmos sobre a sua utilidade\u2026 Descubra como melhor\u00e1-las!<\/h3>

As reuni\u00f5es nem sempre correm da melhor forma e por vezes sa\u00edmos delas com a sensa\u00e7\u00e3o de que o assunto ficou a meio. Est\u00e1 ent\u00e3o na altura de rever a sua metodologia e o seu procedimento em mat\u00e9ria de reuni\u00f5es. Identifica-se com algum dos seguintes problemas e situa\u00e7\u00f5es?<\/strong><\/p>

As reuni\u00f5es consomem demasiado tempo e dinheiro<\/strong><\/h2>

Uma reuni\u00e3o s\u00f3 ser\u00e1 produtiva se n\u00e3o tivermos a sensa\u00e7\u00e3o de estar todas as semanas a discutir os mesmos assuntos. As reuni\u00f5es duram demasiado tempo, e os resultados e conclus\u00f5es a que chegamos no final s\u00e3o pouco significativos. Fizeram-lhe perder, a si e aos seus colegas, energias e tempo preciosos.<\/p>

Quem preside \u00e0 reuni\u00e3o n\u00e3o controla o desenrolar da mesma<\/strong><\/h2>

Quem preside \u00e0 reuni\u00e3o n\u00e3o controla o rumo da discuss\u00e3o e n\u00e3o gere bem o tempo que vai passando, deixa a palavra aos outros durante demasiado tempo e n\u00e3o segue a ordem de trabalhos. A consequ\u00eancia \u00e9 inevit\u00e1vel: todos saem da reuni\u00e3o frustrados e insatisfeitos.<\/p>

A reuni\u00e3o n\u00e3o foi devidamente preparada<\/strong><\/h2>

Ningu\u00e9m sabe exatamente qual \u00e9 o tema de reuni\u00e3o e aquilo que se espera da mesma. Durante a reuni\u00e3o, os participantes leem rapidamente a ordem de trabalhos e acrescentam t\u00f3picos que n\u00e3o foram previamente objeto de reflex\u00e3o. O di\u00e1logo n\u00e3o passa de um n\u00edvel superficial e preliminar: o que estamos a discutir concretamente?<\/p>

As resolu\u00e7\u00f5es est\u00e3o sempre a ser postas em causa<\/strong><\/h2>

V\u00e1rias decis\u00f5es tomadas anteriormente s\u00e3o novamente colocadas em discuss\u00e3o e contestadas: n\u00e3o \u00e9 poss\u00edvel chegar a um acordo concreto sobre nenhum assunto. As pessoas sentem que as suas opini\u00f5es n\u00e3o s\u00e3o ouvidas e esta falta de resolu\u00e7\u00e3o gera entraves nos processos de trabalho e nos projetos. Entramos em deriva.<\/p>

Saiba como fazer uma reuni\u00e3o de trabalho<\/strong><\/h2>

As melhores reuni\u00f5es s\u00e3o, por vezes, aquelas que n\u00e3o foram programadas. Verifique se \u00e9 realmente necess\u00e1rio fazer uma reuni\u00e3o. N\u00e3o haver\u00e1 outras solu\u00e7\u00f5es que permitam alcan\u00e7ar o objetivo visado? Se o objetivo for, por exemplo, resolver um determinado problema, tente resolv\u00ea-lo na sua fonte. E se, ainda assim, for mesmo necess\u00e1rio reunir, fa\u00e7a-o de forma eficaz seguindo os 4 seguintes conselhos:<\/p>

1. Ganhe tempo e energia<\/strong><\/h3>

O objetivo da sua reuni\u00e3o deve ser bem claro no in\u00edcio, de modo a que todos tenham no\u00e7\u00e3o do resultado esperado pretendido. N\u00e3o vale a pena reunir se n\u00e3o houver um objetivo definido. Certifique-se de que n\u00e3o h\u00e1 em cima da mesa qualquer telefone, computador ou outro dispositivo do g\u00e9nero. Dirija a reuni\u00e3o de forma eficaz, utilizando equipamentos, como um projetor ou um ecr\u00e3. Deste modo, poder\u00e1 captar mais facilmente a aten\u00e7\u00e3o dos participantes. As reuni\u00f5es em linha ou por telefone permitem evitar desloca\u00e7\u00f5es e tamb\u00e9m alguns custos: verifique sempre se \u00e9 realmente necess\u00e1rio reunir presencialmente. Um reuni\u00e3o em p\u00e9 permite ganhar tempo, porque far\u00e1 com que as pessoas abordem diretamente o assunto sem se dispersarem (a posi\u00e7\u00e3o de p\u00e9 provoca algum cansa\u00e7o ao fim de algum tempo).<\/p>

2. Mantenha o controlo sobre o processo<\/strong><\/h3>

As reuni\u00f5es t\u00eam sempre a dura\u00e7\u00e3o prevista? Porque n\u00e3o reparti-las em fases de 20 ou 40 minutos? Na Toyota, uma reuni\u00e3o n\u00e3o pode durar mais de 50 minutos. As pessoas devem prever sempre um tempo de 10 minutos para poderem ir para outra eventual reuni\u00e3o. Quando estiver a planear reuni\u00f5es, defina uma hora de in\u00edcio e uma hora de fim e respeite esse hor\u00e1rio. Comece a reuni\u00e3o \u00e0 hora definida, mesmo se ainda faltarem alguns participantes. Se houver decis\u00f5es importantes a tomar, a pessoa que preside \u00e0 reuni\u00e3o pode concertar-se previamente com os participantes individualmente para que a decis\u00e3o possa ser tomada mais rapidamente. Poder\u00e1 tamb\u00e9m ser \u00fatil definir o processo de tomada de decis\u00e3o: o assunto pode ser decidido por um s\u00f3 decisor ou \u00e9 necess\u00e1rio obter um consenso?<\/p>

3. Prepare-se bem<\/strong><\/h3>

Prepare uma ordem de trabalhos e transmita previamente todas as informa\u00e7\u00f5es aos participantes, para que estes possam analis\u00e1-las a tempo. Devem ter uma no\u00e7\u00e3o clara de quem far\u00e1 o qu\u00ea durante a reuni\u00e3o. Quem ir\u00e1 dirigir as discuss\u00f5es, quem tomar\u00e1 notas e quem controlar\u00e1 o tempo. A pessoa encarregada de dirigir a reuni\u00e3o n\u00e3o dever\u00e1 desviar-se dos assuntos da ordem de trabalhos, a pessoa encarregada de tomar notas elaborar\u00e1 o relat\u00f3rio no final da reuni\u00e3o e a pessoa que controla o tempo dever\u00e1 assegurar que ningu\u00e9m toma a palavra durante demasiado tempo e que os assuntos discutidos n\u00e3o se afastam dos temas da ordem de trabalhos.<\/p>

4. Tome verdadeiras decis\u00f5es<\/strong><\/h3>

Nunca tome decis\u00f5es em reuni\u00f5es com mais de 6 participantes. Se for verdadeiramente indispens\u00e1vel, crie pequenos grupos e pe\u00e7a a cada grupo para analisar o tema sob outra perspetiva. Seja determinado: as reuni\u00f5es devem produzir decis\u00f5es e definir a\u00e7\u00f5es a empreender. No final da reuni\u00e3o, as etapas que se seguem devem estar claramente definidas e anotadas. Indique para cada tarefa \u00abquem, o qu\u00ea, quando e onde\u00bb. Termine a reuni\u00e3o recapitulando a forma como cada linha de a\u00e7\u00e3o ser\u00e1 controlada.<\/p><\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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