{"id":3057,"date":"2023-12-14T14:46:16","date_gmt":"2023-12-14T14:46:16","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manutan.pt\/blog\/?p=3057"},"modified":"2024-01-02T12:34:40","modified_gmt":"2024-01-02T12:34:40","slug":"fatura-eletronica-europa-como-implementar","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.pt\/blog\/fatura-eletronica-europa-como-implementar\/","title":{"rendered":"Como se implementa o processamento eletr\u00f3nico de faturas entre empresas na Europa?"},"content":{"rendered":"\n
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A fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica na Europa est\u00e1 a tornar-se progressivamente a norma, independentemente da dimens\u00e3o da empresa. Este facto deve-se, nomeadamente, \u00e0s obriga\u00e7\u00f5es regulamentares que se multiplicam neste dom\u00ednio. Para al\u00e9m do cumprimento das normas, a fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica promete ganhos de efici\u00eancia, redu\u00e7\u00f5es de custos e um melhor desempenho ambiental. Para garantir o sucesso de uma tal abordagem, eis cinco etapas fundamentais a seguir.<\/p>\n

O que \u00e9 uma fatura eletr\u00f3nica?<\/strong><\/p>\n

A Comiss\u00e3o Europeia partilha a seguinte defini\u00e7\u00e3o: “A fatura eletr\u00f3nica \u00e9 o interc\u00e2mbio eletr\u00f3nico de um documento de fatura\u00e7\u00e3o entre um fornecedor e um comprador. Uma fatura eletr\u00f3nica \u00e9 uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato de dados estruturado que permite o seu processamento autom\u00e1tico e eletr\u00f3nico<\/em>.”<\/p>\n

A fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica est\u00e1 a acelerar na Europa<\/span><\/h2>\n

Nos \u00faltimos anos, a fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica tem vindo a generalizar-se na Europa. A Diretiva 2014\/55\/UE, de 16 de abril de 2014, exige a utiliza\u00e7\u00e3o da fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica nos contratos p\u00fablicos nos Estados-Membros da Uni\u00e3o Europeia a partir de 2020. Por outras palavras, as administra\u00e7\u00f5es p\u00fablicas europeias s\u00e3o obrigadas a receber e processar faturas eletr\u00f3nicas que cumpram a norma europeia. Para al\u00e9m de harmonizar os procedimentos de fatura\u00e7\u00e3o da UE, esta diretiva visa sobretudo promover a ado\u00e7\u00e3o generalizada da fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica na Europa.<\/p>\n

No que diz respeito \u00e0s transa\u00e7\u00f5es B2B (Business-to-Business), uma solu\u00e7\u00e3o de fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica \u00e9 recomendada e enquadrada pela Diretiva IVA 2010\/45\/UE de 13 de julho de 2010. A fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica s\u00f3 pode ent\u00e3o ser aplicada sob reserva de aceita\u00e7\u00e3o pelo destinat\u00e1rio.<\/p>\n

Neste ponto, a maturidade difere entre os Estados Membros da UE. A t\u00edtulo de exemplo, a It\u00e1lia foi o primeiro pa\u00eds a implementar a fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica obrigat\u00f3ria para os organismos do setor p\u00fablico em 2014, tendo depois alargado esta obriga\u00e7\u00e3o \u00e0s empresas em 2019. Alguns governos querem seguir este impulso. A Fran\u00e7a, a B\u00e9lgica e a Pol\u00f3nia, em particular, est\u00e3o a preparar-se para tornar gradualmente obrigat\u00f3ria a fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica B2B a partir de 2024.<\/p>\n

Noutros pa\u00edses, como a Espanha e a Su\u00e9cia, por exemplo, a fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica B2B \u00e9 volunt\u00e1ria. No entanto, alguns Estados s\u00e3o mais ou menos receptivos a ela. \u00c9 o caso da Finl\u00e2ndia e da Noruega, onde, embora n\u00e3o seja obrigat\u00f3ria, esta pr\u00e1tica est\u00e1 generalizada.<\/p>\n

As vantagens da fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica na Europa<\/span><\/h2>\n

Se, por um lado, as autoridades fiscais procuram orientar a a\u00e7\u00e3o do Estado e melhorar a dete\u00e7\u00e3o da fraude atrav\u00e9s da fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica, por outro, pretendem tamb\u00e9m refor\u00e7ar a competitividade das empresas. E com raz\u00e3o, pois tamb\u00e9m retiram da\u00ed m\u00faltiplos benef\u00edcios.<\/p>\n

Ganhos de efici\u00eancia<\/h3>\n

A implementa\u00e7\u00e3o da fatura eletr\u00f3nica na Europa melhora a efici\u00eancia global do processo. O processamento \u00e9 efetuado mais rapidamente, com menor risco de erros de introdu\u00e7\u00e3o de dados. Al\u00e9m disso, a automatiza\u00e7\u00e3o de determinadas tarefas (como a introdu\u00e7\u00e3o, a verifica\u00e7\u00e3o e a correspond\u00eancia entre a ordem de compra e a fatura) permite que as equipas se concentrem em miss\u00f5es de maior valor acrescentado.<\/p>\n

Redu\u00e7\u00e3o de custos<\/h3>\n

Ao desmaterializar os fluxos de faturas, as empresas podem reduzir os custos diretos e indiretos. Isto elimina o papel e todas as etapas envolvidas (impress\u00e3o, franquia, expedi\u00e7\u00e3o, arquivo, etc.), automatizando tamb\u00e9m outras tarefas administrativas.<\/p>\n

Processamento mais r\u00e1pido<\/h3>\n

Com a fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica, os prazos de recep\u00e7\u00e3o das faturas (e, por conseguinte, os prazos de pagamento aos fornecedores) s\u00e3o reduzidos. Isto explica-se pelo imediatismo das ferramentas eletr\u00f3nicas, mas tamb\u00e9m pela efici\u00eancia do processamento e pela redu\u00e7\u00e3o do n\u00famero de erros.<\/p>\n

Processos de seguran\u00e7a<\/h3>\n

A fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica implica o envio de faturas atrav\u00e9s de redes privadas ou protocolos espec\u00edficos, a utiliza\u00e7\u00e3o de uma assinatura eletr\u00f3nica e a implementa\u00e7\u00e3o de um sistema de arquivo conforme. Todas estas medidas contribuem para refor\u00e7ar a seguran\u00e7a da fatura eletr\u00f3nica.<\/p>\n

Redu\u00e7\u00e3o da pegada de carbono<\/h3>\n

Ao reduzir o consumo de papel e de energia relacionado com a produ\u00e7\u00e3o de faturas, as empresas reduzem a sua pegada de carbono. De acordo com um estudo realizado pela Basware, a mudan\u00e7a do envio de faturas em papel para a fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica reduz as emiss\u00f5es de CO2 em cerca de 36%!<\/strong><\/p>\n

Como implementar a fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica na Europa?<\/span><\/h2>\n

A implementa\u00e7\u00e3o da fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica numa empresa \u00e9 um projeto complexo que n\u00e3o deve ser subestimado. Implica transforma\u00e7\u00f5es regulamentares, t\u00e9cnicas e humanas. Eis as cinco etapas principais.<\/p>\n

1. Balan\u00e7o da situa\u00e7\u00e3o atual<\/h3>\n

O projeto deve come\u00e7ar com uma avalia\u00e7\u00e3o exaustiva das partes interessadas, dos processos e dos sistemas envolvidos na gest\u00e3o de faturas. Este levantamento \u00e9 essencial para obter uma imagem clara das pr\u00e1ticas existentes, do panorama e dos fluxos de aplica\u00e7\u00f5es, a fim de tomar decis\u00f5es adequadas.<\/p>\n

2. Formular necessidades<\/h3>\n

A segunda etapa consiste em especificar quais s\u00e3o as necessidades e as expectativas de um tal projeto. Para redigir a especifica\u00e7\u00e3o adequada, \u00e9 necess\u00e1rio ter em conta o seguinte:<\/p>\n

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  • O formato de fatura preferido;<\/li>\n
  • M\u00e9todos de interc\u00e2mbio;<\/li>\n
  • As informa\u00e7\u00f5es que devem constar destes documentos (tanto do ponto de vista do cliente como do fornecedor);<\/li>\n
  • As tecnologias necess\u00e1rias para fornecer automaticamente determinadas informa\u00e7\u00f5es aos fornecedores;<\/li>\n
  • O tipo de parceiro (plataforma de desmaterializa\u00e7\u00e3o ou operador de desmaterializa\u00e7\u00e3o);<\/li>\n<\/ul>\n

    3. Defini\u00e7\u00e3o de objetivos<\/h3>\n

    Como j\u00e1 foi referido, a digitaliza\u00e7\u00e3o das faturas aborda muitas quest\u00f5es. \u00c9 por isso que \u00e9 importante definir um rumo para este projeto, com objetivos e indicadores-chave de desempenho. Estes podem ser a redu\u00e7\u00e3o dos atrasos, a diminui\u00e7\u00e3o dos custos, a melhoria do DSO (Days Sales Outstanding), etc.<\/p>\n

    4. Gerir a mudan\u00e7a<\/h3>\n

    A implementa\u00e7\u00e3o de um projeto desta envergadura exige uma gest\u00e3o da mudan\u00e7a. \u00c9 imperativo obter apoio suficiente das partes interessadas, quer se trate de funcion\u00e1rios, clientes, fornecedores e terceiros (parceiros e\/ou prestadores de servi\u00e7os). A n\u00edvel interno, \u00e9 importante explicar os desafios estrat\u00e9gicos desde o in\u00edcio do projeto, comunicar regularmente e apoiar os utilizadores passo a passo. A n\u00edvel externo, \u00e9 igualmente crucial envolver e informar os contactos sobre este projeto.<\/p>\n

    5. Escolher a solu\u00e7\u00e3o certa<\/h3>\n

    A \u00faltima etapa consiste em fazer escolhas t\u00e9cnicas. As empresas podem optar por uma nova solu\u00e7\u00e3o ou desenvolver a solu\u00e7\u00e3o que j\u00e1 possuem. Para al\u00e9m de responder \u00e0s expectativas previamente definidas, esta solu\u00e7\u00e3o deve ter uma cobertura funcional adequada.<\/p>\n

    A fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica \u00e9 um passo central na desmaterializa\u00e7\u00e3o dos processos nas empresas e, de um modo mais geral, na sua transforma\u00e7\u00e3o digital. \u00c9 um marco importante a atingir para melhorar a produtividade de uma empresa e as suas rela\u00e7\u00f5es com os fornecedores. Hoje, a implementa\u00e7\u00e3o da fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica na Europa e no resto do mundo abre caminho \u00e0 digitaliza\u00e7\u00e3o de outros processos, a come\u00e7ar pelo processo “Procure-to-Pay”.<\/p>\n<\/div><\/div>\n<\/div><\/div>\n<\/div><\/div>\n<\/div><\/div>\n<\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"","protected":false},"author":1,"featured_media":3059,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[11,9],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.manutan.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3057"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.manutan.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.manutan.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3057"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/www.manutan.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3057\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3060,"href":"https:\/\/www.manutan.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3057\/revisions\/3060"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/3059"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.manutan.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3057"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3057"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3057"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}